Jangan sampai perusahaan mengalami kekurangan stok barang untuk dijual atau stok bahan baku produksi. Hal ini akan menghambat kegiatan operasional perusahaan dan damapaknya dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
Dalam kesempatan ini, kita akan membahas prosedur pembelian yang baik bagi perusahaan. Prosedur ini bersifat umum dan penerapannya dapat disesuaikan kembali ke masing-masing perusahaan. Penambahan prosedur sangat dimungkinkan mengingat kompleksitas/kerumitan kegiatan operasional berbeda-beda pada masing-masing perusahaan.
Fasilitas Pendukung yang Dibutuhkan
Hal pertama yang perlu disiapkan dalam organisasi pembelian adalah satu orang petugas administrasi pembelian perusahaan. Petugas ini yang berfungsi untuk mendokumentasikan/mengadministrasikan dokumen-dokumen pembelian perusahaan. Namun perlu diingat, petugas administrasi pembelian ini bukanlah pihak yang berhak untuk mengotorisasi transaksi pembelian perusahaan. Pengotorisasian atas transaksi pembelian perusahaan dilakukan oleh Direksi/pihak yang ditunjuk langsung oleh Direksi melalui Surat Keputusan Direksi. Limit/batasan berapa jumlah/jenis pembelian yang boleh diotorisasi oleh Direksi/pihak yang ditunjuk Direksi dapat bervariasi dan tidak paten. Pemisahan ini merupakan keputusan masing-masing perusahaan yang tertuang dalam Surat Keputusan Direksi mengenai pembelian.
Procedure Pembelian
Procedure Pembelian melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik
Terdapat beberapa unit organisasi yang diperlukan dalam sistem pembelian dan pembelian yaitu :
- Bagian yang membutuhkan barang
- Bagian Pembelian
- Bagian Penerimaan
- Bagian Akuntansi
Dokumen yang digunakan
Permintaan Pembelian/ Purchase Request
Order Pembelian / Purchase Order
Surat Jalan / Faktur /Nota dari supplier
Berita Acara Penerimaan
Uraian Prosedur
Bagian yang membutuhkan Barang
Membuat permintaan pembelian dan dilegalisasi oleh atasan langsung
Untuk pembelian barang teknik terlebih dahulu harus diperiksa dan disetujui oleh bagian maintenance. Memberikan keterangan yang jelas terhadap barang yang akan dibeli
Mengirimkan permintaan pembelian yang telah disetujui oleh atasan langsung ke bagian pembelian.
Purchase Order
Untuk memenuhi kebutuhan barang yang dibutuhkan perusahaan, dilakukan dengan menerbitkan order pembelian (Purchase Order) melalui department pembelian.
Purchase order dibuat berdasarkan permintaan bagian yang memerlukan barang menggunakan surat permintaan pembelian (Purchase requested). Bagian yang mebutuhkan barang dapat memeberikan rekomendasikan supplier kepada bagian pembelian, namun keputusan pemilihan supplier merupakan ortorisasi bagian pembelian. Sepsifikasi barang yang diminta, disebutkan secara lengkap pada surat permintaan pembelian.
Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Bagian Stock & Delivery
1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
1. Menerima Perintah/Permintaan Barang.
2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang).
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan.
Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir).
Bagian Invoice/Faktur
1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server.
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
a. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian
kredit.
b. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang.
c. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian
buku besar.
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar
6. Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian Jurnal Pembelian
1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan. Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
Bagian Pembelian
- Menerima dokumen Permintaan Pembelian dari bagian yang membutuhkan, Jadi bukan hanya berdasarkan dara pada sistek komputer.
- Memeriksa status track record supplier yang direkomendasikan (bila ada)
- Membuat permintaan penawaran harga, dapat dilakukan via telpon atau email
- Memilih Supplier yang memberikan spesifikasi sesuai dengan permintaan dengan harga terbaik.
- Membuat Order pembelian (Purchase Order)
- Mendistribusikan ke bagian terkait.
Bagian Gudang
- Menerima Perintah/Permintaan Barang
- Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua PEMBELIAN menggunakan barang yang ada di gudang)
- Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system PEMBELIAN adalah :
A. Bagian Utang
1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi PEMBELIAN dengan cara memasukan nomor order PEMBELIAN. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Pembelian
1. Menerima copy list PEMBELIAN harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi pembelian
Bagian Jurnal Pembelian
1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Menjurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian IT/Pengolahan Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
Jurnal Transaksi
Jurnal yang dibuat secara otomatis tersebut dapat berjumlah lebih dari satu, misalnya jurnal penjualan kredit akan dibuatkan tiga jurnal yaitu jurnal penjualan, jurnal pembayaran uang muka dan jurnal pencadangan penghapusan piutang, demikian juga untuk jurnal-jurnal lainnya.
Berikut beberapa jurnal transaksi :
1. Jurnal Penjualan : untuk menginput transaksi penjualan yang terjadi, baik transaksi dengan pembayaran kredit maupun cash.
2. Jurnal Retur Penjualan : untuk menginput transaksi retur penjualan yang terjadi, baik transaksi dengan cash maupun nota kredit.
3. Jurnal Pembelian : untuk menginput transaksi pembelian dan retur pembelian yang terjadi, baik transaksi pembayaran kredit maupun cash.
4. Jurnal Retur Pembelian : untuk menginput transaksi retur penjualan yang terjadi, baik transaksi dengan cash maupun nota kredit.
5. Jurnal Kas Masuk : untuk menginput transaksi pemasukan kas.
6. Jurnal Kas Keluar : untuk menginput transaksi pengeluaran kas.
7. Jurnal Pembayaran Piutang Usaha : untuk menginput transaksi pemasukan kas yang berasal dari pembayaran piutang usaha dari pelanggan.
8. Jurnal Pembayaran Hutang Usaha : untuk menginput transaksi pengeluaran kas yang digunakan untuk membayar hutang usaha kepada supplier.
9. Jurnal Pengembalian Kelebihan Pembayaran Piutang Usaha : untuk menginput transaksi pengembalian kelebihan pembayaran piutang usaha.
10. Jurnal Penerimaan Kelebihan Pembayaran Hutang Usaha : untuk menginput transaksi penerimaan kelebihan pembayaran hutang usaha yang telah dibayarkan kepada supplier.
11. Jurnal Penyesuaian Persediaan : untuk menginput transaksi penyesuaian persediaan, seperti penggunaan bahan baku menjadi harga pokok penjualan, dll (khusus edisi standar).
12. Jurnal Pemindahan Barang : untuk menginput transaksi pemindahan persediaan, seperti transaksi penggunaan bahan baku menjadi barang jadi (khusus edisi standar).
13. Jurnal Umum : untuk menginput transaksi keuangan yang tidak memiliki jurnal tersendiri, seperti transaksi adjusting.
Serta terdapat beberapa alat bantu pembuatan jurnal untuk transaksi - transaksi rutin :
1. Transfer Kas : digunakan untuk membuat jurnal pemindahan kas dari satu akun kas ke akun kas lainnya dengan menggunakan jurnal umum.
2. Auto Build : digunakan untuk membuat jurnal pemindahan persediaan, kas dari satu persediaan ke persediaan lainnya dengan menggunakan Jurnal Pemindahan Barang, ini bermanfaat jika ingin melakukan jurnal pembuatan barang jadi / setengah jadi dari banyak bahan baku / barang setengah jadi lainnya (khusus edisi standar).
3. Stock Opname : digunakan untuk membuat jurnal penyesuaian persediaan saat Anda melakukan penghitungan saldo persediaan tiap akhir bulan (khusus edisi standar).
4. Jurnal Penghapusan Piutang Usaha : digunakan untuk membuat jurnal penghapusan piutang usaha yang tidak tertagih, barang kembali (return) atau atas terjadinya pembatalan pesanan.
5. Jurnal Penghapusan Hutang Usaha : digunakan untuk membuat jurnal penghapusan hutang usaha atas terjadinya pembatalan pesanan atau barang kembali (return).
Referensi :
• http://zulidamel.wordpress.com/2007/09/24/akuntansi-pembelian/
• http://www.jtanzilco.com/main/index.php/component/content/article/1-kap-news/197-prosedurpembelianyangbaik
•http://yys.atmajaya.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=61:jurnal-transaksi-di-zahir-accounting&catid=37:cara-kerja-zahir-accounting&Itemid=55
• http://oppie21.blogspot.com/2011/09/system-akuntansi-penjualan-credit.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar