Otomatisasi Perkantoran

Pengertian Otomasi Perkantoran

Otomasi adalalah pengguna mesin untuk melakukan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomasi perkantoran atau Office Automasion (OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Pengguna Otomasi Kantor

Otomasi kantor (OA) digunakan oleh semua yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori yang memakai OA, yaitu :

1. Manager adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Contoh : pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus.manager dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi. Menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrative melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Tujuan Otomasi Kantor

Otomasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktifitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi meraka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Pada masa kini tujuan otomasi kantor :

a. Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya.

Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban kerja yang betambah.

b. Pemecahan masalah kelompok.

Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

c. Pelengkap – bukan pengganti.

Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Jenis-Jenis Aplikasi Otomasi Kantor :

1. Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk memberikan kepada anggota lain.

2. Electronic Mail dan Voice Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

Komponen Email
Sebuah alamat email terdiri atas dua bagian, yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id, yang menunjukkan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambang @ (contoh: ymail.com) disebut domain name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.

Jenis Email
Ada 3 jenis layanan E-mail, yaitu : POP mail, E-mail Forwarding dan E-mail berbasis web, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan.
a. Pop Mail
E-mail jenis ini sama dengan email yang anda terima dari ISP anda
Kelebihannya :
• Kemampuan untuk dibaca secara offline (tidak perlu connect ke internet) untuk mengecek email, anda perlu connect ke server POP mail anda, lalu mendownload seluruh email yang ada, setelah itu anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email.
Kekurangannya :
• Anda tidak bisa mengecek email anda di sembarang tempat
b. Web Based Mail
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan oleh berbagai situs/web
Kelebihannya :
• Anda bisa mencek email anda dari mana saja
Kekurangannya :
• Untuk mengecek email anda harus selalau terhubung ke internet.
c. Email Forwarding
Kelebihannya :
• Anda bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, selain itu tidak perlu memberi tahu email anda yang baru.

Metode Pengiriman
Untuk mengirim email kita memerlukan suatu program mail-client. Email yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan

Mengakses Email
Email pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu email gratis. Email yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Menggunakan ‘browser’, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.

Menggunakan program pengakses email (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan bahkan ratusan email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Etika penggunaan email
Etika dalam email sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada email yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
Jangan mengirim email dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 1 mb). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas email penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia email juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran email yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
- Jangan mengirim lanjut (forward) email tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang

dituju.
- Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.

- Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda

BERTERIAK.
Dan tentu saja, gunakan kata-kata dengan santun:). Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

Keamanan
Keamanan data di email tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena email itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap email yang dikirimkan tersebut.
Email dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca email tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).

Perkembangan Email
Mulai tahun 1980-an email sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum, baik itu email gratisan maupun yang berbayar. Saat ini banyak email berbasis web yang diberikan secara cuma-cuma oleh Telkom, Yahoo!, Google, MSN, dll. Kapasitasnya pun bervariasi mulai dari 100 mb sampai yang tak terbatas.
Akibatnya, kini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya karena masyarakat lebih memilih email sebagai media penyampai pesannya.


Voice mail

Visual Voicemail merupakan proses penambahan aspek visual telepon pesan suara seperti memungkinkan pengguna untuk melihat daftar pesan suara audio entri atau bahkan membaca transkrip pesan suara ini sebagai teks. Voicemail ini dikonversi ke teks dengan menggunakan perangkat lunak pengenalan suara canggih seperti Dragon powered by Nuansa Komunikasi.. Dalam beberapa bulan terakhir, beberapa perusahaan di telekomunikasi terpadu ruang memiliki elemen visual ke dalam layanan pesan suara.Penggunaan yang paling menonjol dari teknologi ini ditemukan di Apple ’s iPhone, Samsung’ s instinct dan Blackberry Storm dan Tour.

Vendor sistem telepon lainnya kini juga menawarkan fitur-fitur ini voicemail internal pengguna. Ini melengkapi pesan suara dasar untuk e-mail atau melalui SMS ke perangkat mobile yang menjadi di mana-mana itu memungkinkan pengelolaan yang lebih baik pesan suara tanpa menyumbat inbox pengguna dan menghemat waktu penyaringan spam.

Yang sangat mudah untuk menggunakan Visual Voicemail adalah melalui aplikasi-aplikasi client mobile memungkinkan penyediaan layanan yang berkesinambungan dengan kegunaan maksimum. T-Mobile International meluncurkan layanan sebagai Mobilbox Pro pada bulan Agustus 2009 untuk berbagai Symbian S60 perangkat dengan pengumuman untuk mendukung ponsel lebih lanjut termasuk Windows Handphone dan Android perangkat segera.

3. Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring mempunyai sifat khusus diantara aplikasi otomasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

4. Audio dan Video Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunkasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing merupakan OA pertama kali yang tidak memerlukan komputer, karena ia hanya menggunakan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Avideoconference atau video conference (juga dikenal sebagai videoteleconference) adalah satu set interaktif telekomunikasi teknologi yang memungkinkan dua atau lebih lokasi untuk berinteraksi melalui dua arah transmisi video dan audio secara bersamaan. Hal ini juga disebut ‘visual kolaborasi’ dan merupakan jenis groupware. Videoconference berbeda dari panggilan videophone dalam bahwa dirancang untuk melayani konferensi, bukan individu. Ini adalah bentuk peralihan dari videotelephony, pertama kali digunakan secara komersial oleh AT & T selama awal 1970-an menggunakan Picturephone teknologi.

5. Computer conferencing

Komputer conferencing adalah penggunaan jaringan computer sehingga memberi kemampuan seorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

6. Faximile

Faximile (fax) adalah penggunakan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasikannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.

7. Video Text

Video text dalam penggunaannya menggunakan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.

8. Image Storage dan Retrieval

Digunakan untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan. Dimana beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah tersebut dapat meggunakan microform dan microfiche.

Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage dan retrieval digunakan dalam pemeahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk bertujuan pemahaman masalah.

9. Desktop Publishing

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing ini sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrative dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.


Sumber: http://wikipedia.com