Pengertian / Definisi Organisasi Informal dan Organisasi Formal
1. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
2. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
Organisasi Lini, Staf, dan lini Staf
1. Organisasi Lini (Line Organization)
Dalam jenis organisasi ini, pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang tegas antara pimpinan dan pelaksanaan. Peran pimpinan dalam hal ini sangat dominan dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan yang utama adalah wewenang dan perintah.
Memang bentuk organisasi semacam ini, khususnya didalam institusi-institusi yang kecil sangat efektif karena keputusan-keputusan cepat diambil dan pelaksanaan keputusan juga cepat. Kelemahannya jenis organisasi semacam ini kurang manusiawi, lebih-lebih para pelaksana tugas bawahan hanya dipandang sebagai robot yang senantiasa siap melaksanakan perintah.
2. Organisasi Staf (Staff Organization)
Dalam organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf pelaksana. Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan namun staf berperan sebagai pembantu pimpinan. Bentuk organisasi semacam ini muncul karena makin kompleksnya masalah-masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak dapat lagi menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain (biasanya para ahli) yang dapat memberikan masukan pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah yang dihadapi.
Meskipun organisasi ini lebih baik dari yang pertama karena keputusan-keputusan dapat lebih baik namun kadang-kadang keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu yang lama karena melalui perdebatan-perdebatan yang kadang-kadang melelahkan.
3. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi ini merupakan gabungan kedua jenis organisasi yang terdahulu disebutkan (line dan staf). Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga diberikan wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara baik. Demikian juga pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat tetapi juga bertanggung jawab atas perintah atau nasehat tersebut.
Keuntungan organisasi ini antara lain ialah keputusan yang diambil oleh pimpinan lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang dan tanggung jawab pimpinan berkurang karena mendapat dukungan dan bantuan dari staf.
Contoh sederhananya lihat bagan organisasi lini dan staf dibawah ini.
Dalam kehidupan sehari-hari apabila unit kerja (departemen, perusahaan dan sebagainya) akan melaksanakan suatu rencana tidak selalu langsung diikuti oleh penyusunan organisasi baru. Struktur organisasi itu biasanya sudah ada terlebih dahulu dan ini relatif cenderung permanen, lebih-lebih struktur organisasi departemen.
Disamping itu unit-unit kerja tersebut dijabarkan kedalam unit-unit yang lebih kecil dan masing-masing unit-unit kerja yang lebih kecil ini mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda-beda (dirjen, direktorat, bidang, seksi, devisi, dan sebagainya). Masing-masing unit kerja tersebut sudah barang tentu akan menyusun perencanaan dan kegiatan-kegiatan. Untuk pelaksanaan rencana rutin cukup oleh staf yang ada sehingga tidak perlu menyusun organisasi baru.
Apabila rencana atau kegiatan tersebut tidak dapat ditangani oleh struktur organisasi yang telah ada biasanya dibentuk, misalnya panitia tim kerja (kelompok kerja), komisi dan sebagainya.
Sumber :
1. hhtp://lini.htm
2. hhtp://informal.htm
3. hhtp://keburukan-struktur-organisasi.html
Jumat, 16 April 2010
Jumat, 09 April 2010
Hubungan Timbal Balik Manajemen, Organisasi dan Metode (Tata Kerja)
Pengertian :
Manajemen merupakan suatu proses kegiatan dan pemberdayaan sumber-sumber yang ada dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilimiah maupun praktis yang merupakan faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia yang efektif dan efesien.
Organisasi merupakan wadah atau alat untuk pencapaian tujuan tersebut dengan mempersatukan orang-orang untuk melakukan kerjasama yang efesien.
Metode atau tata kerja merupakan cara bagaimana agar sumber-sumber dan waktu yang sangat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya sebagai proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan dengan tepat.
Hubungan Timbal Balik Antara Manajemen dan Organisasi
Karena pada proses kegitan tersebut sudah ada organisasi sebagai wadah atau tempat berkumpulnya, jadi kerjasama untuk penyelesaian kegiatan tersebut lebih efektif. Sehingga secara langsung antara manajemen dan organisasi terjadi hubungan timbal balik yang baik karena keduanya saling memerlukan, dengan adanya keduanya sehingga kejasama yang dibangun lebih efekif dalam pencapaian tujuan.
Hubungan Timbal Balik Antara Manajemen dan Metode (Tata kerja)
Dimana suatu manajemen dengan adanya metode atau tata kerja lebih teratur karena pada proses kegiatan tersebut dapat ditangani secara bertahap dan lebih terfokus sehingga jika terjadi kejanggalan dapat lebih ditangani secara cepat dan tepat sasaran, sehingga waktu yang ada tidak terbuang dengan percuma dan tidak terjadi pemborosan. Jadi untuk mencapai tujuan dapat lebih tepat sasaran.
Hubungan Timbal Balik Antara Organisasi dan Metode (Tata Kerja)
Dengan adanya metode atau tata kerja dalam organisasi sehingga pada proses kegiatan dapat menyusun perencanaan kerja, dengan lebih terkoordinir dalam membentuk sekelompok manusia yang melakukan kerjasama dengan memanfaatkan waktu yang ada dengan sebaik-baiknya dan tepat dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga hubungan timbale baliknya juga sangat baik.
Hubungan Timbal Balik Antara Organisasi, Manajemen dan Metode (Tata Kerja)
Jika ada organisasi, manajemen dan metodenya dilakukan dengan kerjasama yang baik, pemanfaatan sumber-sumber dan waktu yang ada dapat dilakukan secara tepat dan lebih terordinir sesuai dengan proses kegiatan yang ditetapkan maka untuk mencapai tujuan akan dapat hasil yang lebih efsien dan efektif serta lebih maksimal. Karena ketiganya jika dilakukan sesuai dengan tugasnya maka hubungan timbal balik itu akan saling menguntungkan untuk ketiganya.
sumber :
1. http://harismi.blogspot.com/2010/03/jelaskan-mengapa-hubungan-manajementata.html
2. http://dieu11.ngeblogs.com/category/organisasi-dan-metode/
3. http://blogku.info/search/Hubungan+Manajemen+dan+Tata+kerja+%28TUGAS+1%29
4. http://haniichan.blogspot.com/2010/03/tugas-1-organisasi-dan-methodes-1_09.html
Manajemen merupakan suatu proses kegiatan dan pemberdayaan sumber-sumber yang ada dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilimiah maupun praktis yang merupakan faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia yang efektif dan efesien.
Organisasi merupakan wadah atau alat untuk pencapaian tujuan tersebut dengan mempersatukan orang-orang untuk melakukan kerjasama yang efesien.
Metode atau tata kerja merupakan cara bagaimana agar sumber-sumber dan waktu yang sangat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya sebagai proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan dengan tepat.
Hubungan Timbal Balik Antara Manajemen dan Organisasi
Karena pada proses kegitan tersebut sudah ada organisasi sebagai wadah atau tempat berkumpulnya, jadi kerjasama untuk penyelesaian kegiatan tersebut lebih efektif. Sehingga secara langsung antara manajemen dan organisasi terjadi hubungan timbal balik yang baik karena keduanya saling memerlukan, dengan adanya keduanya sehingga kejasama yang dibangun lebih efekif dalam pencapaian tujuan.
Hubungan Timbal Balik Antara Manajemen dan Metode (Tata kerja)
Dimana suatu manajemen dengan adanya metode atau tata kerja lebih teratur karena pada proses kegiatan tersebut dapat ditangani secara bertahap dan lebih terfokus sehingga jika terjadi kejanggalan dapat lebih ditangani secara cepat dan tepat sasaran, sehingga waktu yang ada tidak terbuang dengan percuma dan tidak terjadi pemborosan. Jadi untuk mencapai tujuan dapat lebih tepat sasaran.
Hubungan Timbal Balik Antara Organisasi dan Metode (Tata Kerja)
Dengan adanya metode atau tata kerja dalam organisasi sehingga pada proses kegiatan dapat menyusun perencanaan kerja, dengan lebih terkoordinir dalam membentuk sekelompok manusia yang melakukan kerjasama dengan memanfaatkan waktu yang ada dengan sebaik-baiknya dan tepat dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga hubungan timbale baliknya juga sangat baik.
Hubungan Timbal Balik Antara Organisasi, Manajemen dan Metode (Tata Kerja)
Jika ada organisasi, manajemen dan metodenya dilakukan dengan kerjasama yang baik, pemanfaatan sumber-sumber dan waktu yang ada dapat dilakukan secara tepat dan lebih terordinir sesuai dengan proses kegiatan yang ditetapkan maka untuk mencapai tujuan akan dapat hasil yang lebih efsien dan efektif serta lebih maksimal. Karena ketiganya jika dilakukan sesuai dengan tugasnya maka hubungan timbal balik itu akan saling menguntungkan untuk ketiganya.
sumber :
1. http://harismi.blogspot.com/2010/03/jelaskan-mengapa-hubungan-manajementata.html
2. http://dieu11.ngeblogs.com/category/organisasi-dan-metode/
3. http://blogku.info/search/Hubungan+Manajemen+dan+Tata+kerja+%28TUGAS+1%29
4. http://haniichan.blogspot.com/2010/03/tugas-1-organisasi-dan-methodes-1_09.html
Otomatisasi Perkantoran
Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi adalalah pengguna mesin untuk melakukan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomatisasi perkantoran atau Office Automasion (OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
Pengguna Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor (OA) digunakan oleh semua yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori yang memakai OA, yaitu :
1. Manager adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Contoh : pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus.manager dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi. Menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrative melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Tujuan Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktifitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi meraka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Pada masa kini tujuan otomatisasi kantor :
a. Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban kerja yang betambah.
b. Pemecahan masalah kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
c. Pelengkap – bukan pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor :
1. Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk memberikan kepada anggota lain.
2. Electronic Mail dan Voice Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
Komponen Email
Sebuah alamat email terdiri atas dua bagian, yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id, yang menunjukkan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambang @ (contoh: ymail.com) disebut domain name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.
Jenis Email
Ada 3 jenis layanan E-mail, yaitu : POP mail, E-mail Forwarding dan E-mail berbasis web, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan.
a. Pop Mail
E-mail jenis ini sama dengan email yang anda terima dari ISP anda
Kelebihannya :
• Kemampuan untuk dibaca secara offline (tidak perlu connect ke internet) untuk mengecek email, anda perlu connect ke server POP mail anda, lalu mendownload seluruh email yang ada, setelah itu anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email.
Kekurangannya :
• Anda tidak bisa mengecek email anda di sembarang tempat
b. Web Based Mail
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan oleh berbagai situs/web
Kelebihannya :
• Anda bisa mencek email anda dari mana saja
Kekurangannya :
• Untuk mengecek email anda harus selalau terhubung ke internet.
c. Email Forwarding
Kelebihannya :
• Anda bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, selain itu tidak perlu memberi tahu email anda yang baru.
Metode Pengiriman
Untuk mengirim email kita memerlukan suatu program mail-client. Email yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan
Mengakses Email
Email pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu email gratis. Email yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Menggunakan ‘browser’, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
Menggunakan program pengakses email (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan bahkan ratusan email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan email
Etika dalam email sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada email yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
Jangan mengirim email dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 1 mb). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas email penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia email juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran email yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
- Jangan mengirim lanjut (forward) email tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang
dituju.
- Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
- Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda
BERTERIAK.
Dan tentu saja, gunakan kata-kata dengan santun:). Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
Keamanan
Keamanan data di email tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena email itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap email yang dikirimkan tersebut.
Email dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca email tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).
Perkembangan Email
Mulai tahun 1980-an email sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum, baik itu email gratisan maupun yang berbayar. Saat ini banyak email berbasis web yang diberikan secara cuma-cuma oleh Telkom, Yahoo!, Google, MSN, dll. Kapasitasnya pun bervariasi mulai dari 100 mb sampai yang tak terbatas.
Akibatnya, kini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya karena masyarakat lebih memilih email sebagai media penyampai pesannya.
Voice mail
Visual Voicemail merupakan proses penambahan aspek visual telepon pesan suara seperti memungkinkan pengguna untuk melihat daftar pesan suara audio entri atau bahkan membaca transkrip pesan suara ini sebagai teks. Voicemail ini dikonversi ke teks dengan menggunakan perangkat lunak pengenalan suara canggih seperti Dragon powered by Nuansa Komunikasi.. Dalam beberapa bulan terakhir, beberapa perusahaan di telekomunikasi terpadu ruang memiliki elemen visual ke dalam layanan pesan suara.Penggunaan yang paling menonjol dari teknologi ini ditemukan di Apple ’s iPhone, Samsung’ s instinct dan Blackberry Storm dan Tour.
Vendor sistem telepon lainnya kini juga menawarkan fitur-fitur ini voicemail internal pengguna. Ini melengkapi pesan suara dasar untuk e-mail atau melalui SMS ke perangkat mobile yang menjadi di mana-mana itu memungkinkan pengelolaan yang lebih baik pesan suara tanpa menyumbat inbox pengguna dan menghemat waktu penyaringan spam.
Yang sangat mudah untuk menggunakan Visual Voicemail adalah melalui aplikasi-aplikasi client mobile memungkinkan penyediaan layanan yang berkesinambungan dengan kegunaan maksimum. T-Mobile International meluncurkan layanan sebagai Mobilbox Pro pada bulan Agustus 2009 untuk berbagai Symbian S60 perangkat dengan pengumuman untuk mendukung ponsel lebih lanjut termasuk Windows Handphone dan Android perangkat segera.
3. Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring mempunyai sifat khusus diantara aplikasi otomasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
4. Audio dan Video Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunkasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing merupakan OA pertama kali yang tidak memerlukan komputer, karena ia hanya menggunakan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Avideoconference atau video conference (juga dikenal sebagai videoteleconference) adalah satu set interaktif telekomunikasi teknologi yang memungkinkan dua atau lebih lokasi untuk berinteraksi melalui dua arah transmisi video dan audio secara bersamaan. Hal ini juga disebut ‘visual kolaborasi’ dan merupakan jenis groupware. Videoconference berbeda dari panggilan videophone dalam bahwa dirancang untuk melayani konferensi, bukan individu. Ini adalah bentuk peralihan dari videotelephony, pertama kali digunakan secara komersial oleh AT & T selama awal 1970-an menggunakan Picturephone teknologi.
5. Computer conferencing
Komputer conferencing adalah penggunaan jaringan computer sehingga memberi kemampuan seorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
6. Faximile
Faximile (fax) adalah penggunakan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasikannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
7. Video Text
Video text dalam penggunaannya menggunakan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
8. Image Storage dan Retrieval
Digunakan untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan. Dimana beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah tersebut dapat meggunakan microform dan microfiche.
Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage dan retrieval digunakan dalam pemeahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk bertujuan pemahaman masalah.
9. Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing ini sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrative dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
Sumber: http://wikipedia.com
Otomatisasi adalalah pengguna mesin untuk melakukan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomatisasi perkantoran atau Office Automasion (OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
Pengguna Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor (OA) digunakan oleh semua yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori yang memakai OA, yaitu :
1. Manager adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Contoh : pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus.manager dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi. Menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrative melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Tujuan Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktifitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi meraka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Pada masa kini tujuan otomatisasi kantor :
a. Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban kerja yang betambah.
b. Pemecahan masalah kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
c. Pelengkap – bukan pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor :
1. Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk memberikan kepada anggota lain.
2. Electronic Mail dan Voice Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
Komponen Email
Sebuah alamat email terdiri atas dua bagian, yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id, yang menunjukkan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambang @ (contoh: ymail.com) disebut domain name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.
Jenis Email
Ada 3 jenis layanan E-mail, yaitu : POP mail, E-mail Forwarding dan E-mail berbasis web, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan.
a. Pop Mail
E-mail jenis ini sama dengan email yang anda terima dari ISP anda
Kelebihannya :
• Kemampuan untuk dibaca secara offline (tidak perlu connect ke internet) untuk mengecek email, anda perlu connect ke server POP mail anda, lalu mendownload seluruh email yang ada, setelah itu anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email.
Kekurangannya :
• Anda tidak bisa mengecek email anda di sembarang tempat
b. Web Based Mail
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan oleh berbagai situs/web
Kelebihannya :
• Anda bisa mencek email anda dari mana saja
Kekurangannya :
• Untuk mengecek email anda harus selalau terhubung ke internet.
c. Email Forwarding
Kelebihannya :
• Anda bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, selain itu tidak perlu memberi tahu email anda yang baru.
Metode Pengiriman
Untuk mengirim email kita memerlukan suatu program mail-client. Email yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan
Mengakses Email
Email pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu email gratis. Email yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Menggunakan ‘browser’, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
Menggunakan program pengakses email (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan bahkan ratusan email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan email
Etika dalam email sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada email yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
Jangan mengirim email dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 1 mb). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas email penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia email juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran email yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
- Jangan mengirim lanjut (forward) email tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang
dituju.
- Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
- Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda
BERTERIAK.
Dan tentu saja, gunakan kata-kata dengan santun:). Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
Keamanan
Keamanan data di email tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena email itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap email yang dikirimkan tersebut.
Email dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca email tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).
Perkembangan Email
Mulai tahun 1980-an email sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum, baik itu email gratisan maupun yang berbayar. Saat ini banyak email berbasis web yang diberikan secara cuma-cuma oleh Telkom, Yahoo!, Google, MSN, dll. Kapasitasnya pun bervariasi mulai dari 100 mb sampai yang tak terbatas.
Akibatnya, kini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya karena masyarakat lebih memilih email sebagai media penyampai pesannya.
Voice mail
Visual Voicemail merupakan proses penambahan aspek visual telepon pesan suara seperti memungkinkan pengguna untuk melihat daftar pesan suara audio entri atau bahkan membaca transkrip pesan suara ini sebagai teks. Voicemail ini dikonversi ke teks dengan menggunakan perangkat lunak pengenalan suara canggih seperti Dragon powered by Nuansa Komunikasi.. Dalam beberapa bulan terakhir, beberapa perusahaan di telekomunikasi terpadu ruang memiliki elemen visual ke dalam layanan pesan suara.Penggunaan yang paling menonjol dari teknologi ini ditemukan di Apple ’s iPhone, Samsung’ s instinct dan Blackberry Storm dan Tour.
Vendor sistem telepon lainnya kini juga menawarkan fitur-fitur ini voicemail internal pengguna. Ini melengkapi pesan suara dasar untuk e-mail atau melalui SMS ke perangkat mobile yang menjadi di mana-mana itu memungkinkan pengelolaan yang lebih baik pesan suara tanpa menyumbat inbox pengguna dan menghemat waktu penyaringan spam.
Yang sangat mudah untuk menggunakan Visual Voicemail adalah melalui aplikasi-aplikasi client mobile memungkinkan penyediaan layanan yang berkesinambungan dengan kegunaan maksimum. T-Mobile International meluncurkan layanan sebagai Mobilbox Pro pada bulan Agustus 2009 untuk berbagai Symbian S60 perangkat dengan pengumuman untuk mendukung ponsel lebih lanjut termasuk Windows Handphone dan Android perangkat segera.
3. Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring mempunyai sifat khusus diantara aplikasi otomasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
4. Audio dan Video Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunkasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing merupakan OA pertama kali yang tidak memerlukan komputer, karena ia hanya menggunakan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Avideoconference atau video conference (juga dikenal sebagai videoteleconference) adalah satu set interaktif telekomunikasi teknologi yang memungkinkan dua atau lebih lokasi untuk berinteraksi melalui dua arah transmisi video dan audio secara bersamaan. Hal ini juga disebut ‘visual kolaborasi’ dan merupakan jenis groupware. Videoconference berbeda dari panggilan videophone dalam bahwa dirancang untuk melayani konferensi, bukan individu. Ini adalah bentuk peralihan dari videotelephony, pertama kali digunakan secara komersial oleh AT & T selama awal 1970-an menggunakan Picturephone teknologi.
5. Computer conferencing
Komputer conferencing adalah penggunaan jaringan computer sehingga memberi kemampuan seorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
6. Faximile
Faximile (fax) adalah penggunakan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasikannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
7. Video Text
Video text dalam penggunaannya menggunakan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
8. Image Storage dan Retrieval
Digunakan untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan. Dimana beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah tersebut dapat meggunakan microform dan microfiche.
Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage dan retrieval digunakan dalam pemeahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk bertujuan pemahaman masalah.
9. Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing ini sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrative dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
Sumber: http://wikipedia.com
Otomatisasi Perkantoran
Pengertian Otomasi Perkantoran
Otomasi adalalah pengguna mesin untuk melakukan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomasi perkantoran atau Office Automasion (OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
Pengguna Otomasi Kantor
Otomasi kantor (OA) digunakan oleh semua yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori yang memakai OA, yaitu :
1. Manager adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Contoh : pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus.manager dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi. Menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrative melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Tujuan Otomasi Kantor
Otomasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktifitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi meraka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Pada masa kini tujuan otomasi kantor :
a. Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban kerja yang betambah.
b. Pemecahan masalah kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
c. Pelengkap – bukan pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
Jenis-Jenis Aplikasi Otomasi Kantor :
1. Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk memberikan kepada anggota lain.
2. Electronic Mail dan Voice Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
Komponen Email
Sebuah alamat email terdiri atas dua bagian, yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id, yang menunjukkan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambang @ (contoh: ymail.com) disebut domain name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.
Jenis Email
Ada 3 jenis layanan E-mail, yaitu : POP mail, E-mail Forwarding dan E-mail berbasis web, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan.
a. Pop Mail
E-mail jenis ini sama dengan email yang anda terima dari ISP anda
Kelebihannya :
• Kemampuan untuk dibaca secara offline (tidak perlu connect ke internet) untuk mengecek email, anda perlu connect ke server POP mail anda, lalu mendownload seluruh email yang ada, setelah itu anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email.
Kekurangannya :
• Anda tidak bisa mengecek email anda di sembarang tempat
b. Web Based Mail
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan oleh berbagai situs/web
Kelebihannya :
• Anda bisa mencek email anda dari mana saja
Kekurangannya :
• Untuk mengecek email anda harus selalau terhubung ke internet.
c. Email Forwarding
Kelebihannya :
• Anda bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, selain itu tidak perlu memberi tahu email anda yang baru.
Metode Pengiriman
Untuk mengirim email kita memerlukan suatu program mail-client. Email yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan
Mengakses Email
Email pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu email gratis. Email yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Menggunakan ‘browser’, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
Menggunakan program pengakses email (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan bahkan ratusan email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan email
Etika dalam email sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada email yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
Jangan mengirim email dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 1 mb). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas email penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia email juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran email yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
- Jangan mengirim lanjut (forward) email tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang
dituju.
- Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
- Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda
BERTERIAK.
Dan tentu saja, gunakan kata-kata dengan santun:). Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
Keamanan
Keamanan data di email tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena email itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap email yang dikirimkan tersebut.
Email dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca email tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).
Perkembangan Email
Mulai tahun 1980-an email sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum, baik itu email gratisan maupun yang berbayar. Saat ini banyak email berbasis web yang diberikan secara cuma-cuma oleh Telkom, Yahoo!, Google, MSN, dll. Kapasitasnya pun bervariasi mulai dari 100 mb sampai yang tak terbatas.
Akibatnya, kini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya karena masyarakat lebih memilih email sebagai media penyampai pesannya.
Voice mail
Visual Voicemail merupakan proses penambahan aspek visual telepon pesan suara seperti memungkinkan pengguna untuk melihat daftar pesan suara audio entri atau bahkan membaca transkrip pesan suara ini sebagai teks. Voicemail ini dikonversi ke teks dengan menggunakan perangkat lunak pengenalan suara canggih seperti Dragon powered by Nuansa Komunikasi.. Dalam beberapa bulan terakhir, beberapa perusahaan di telekomunikasi terpadu ruang memiliki elemen visual ke dalam layanan pesan suara.Penggunaan yang paling menonjol dari teknologi ini ditemukan di Apple ’s iPhone, Samsung’ s instinct dan Blackberry Storm dan Tour.
Vendor sistem telepon lainnya kini juga menawarkan fitur-fitur ini voicemail internal pengguna. Ini melengkapi pesan suara dasar untuk e-mail atau melalui SMS ke perangkat mobile yang menjadi di mana-mana itu memungkinkan pengelolaan yang lebih baik pesan suara tanpa menyumbat inbox pengguna dan menghemat waktu penyaringan spam.
Yang sangat mudah untuk menggunakan Visual Voicemail adalah melalui aplikasi-aplikasi client mobile memungkinkan penyediaan layanan yang berkesinambungan dengan kegunaan maksimum. T-Mobile International meluncurkan layanan sebagai Mobilbox Pro pada bulan Agustus 2009 untuk berbagai Symbian S60 perangkat dengan pengumuman untuk mendukung ponsel lebih lanjut termasuk Windows Handphone dan Android perangkat segera.
3. Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring mempunyai sifat khusus diantara aplikasi otomasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
4. Audio dan Video Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunkasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing merupakan OA pertama kali yang tidak memerlukan komputer, karena ia hanya menggunakan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Avideoconference atau video conference (juga dikenal sebagai videoteleconference) adalah satu set interaktif telekomunikasi teknologi yang memungkinkan dua atau lebih lokasi untuk berinteraksi melalui dua arah transmisi video dan audio secara bersamaan. Hal ini juga disebut ‘visual kolaborasi’ dan merupakan jenis groupware. Videoconference berbeda dari panggilan videophone dalam bahwa dirancang untuk melayani konferensi, bukan individu. Ini adalah bentuk peralihan dari videotelephony, pertama kali digunakan secara komersial oleh AT & T selama awal 1970-an menggunakan Picturephone teknologi.
5. Computer conferencing
Komputer conferencing adalah penggunaan jaringan computer sehingga memberi kemampuan seorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
6. Faximile
Faximile (fax) adalah penggunakan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasikannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
7. Video Text
Video text dalam penggunaannya menggunakan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
8. Image Storage dan Retrieval
Digunakan untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan. Dimana beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah tersebut dapat meggunakan microform dan microfiche.
Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage dan retrieval digunakan dalam pemeahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk bertujuan pemahaman masalah.
9. Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing ini sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrative dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
Sumber: http://wikipedia.com
Otomasi adalalah pengguna mesin untuk melakukan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomasi perkantoran atau Office Automasion (OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
Pengguna Otomasi Kantor
Otomasi kantor (OA) digunakan oleh semua yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori yang memakai OA, yaitu :
1. Manager adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Contoh : pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus.manager dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi. Menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrative melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Tujuan Otomasi Kantor
Otomasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktifitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi meraka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Pada masa kini tujuan otomasi kantor :
a. Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban kerja yang betambah.
b. Pemecahan masalah kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
c. Pelengkap – bukan pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
Jenis-Jenis Aplikasi Otomasi Kantor :
1. Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk memberikan kepada anggota lain.
2. Electronic Mail dan Voice Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
Komponen Email
Sebuah alamat email terdiri atas dua bagian, yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id, yang menunjukkan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambang @ (contoh: ymail.com) disebut domain name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.
Jenis Email
Ada 3 jenis layanan E-mail, yaitu : POP mail, E-mail Forwarding dan E-mail berbasis web, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan.
a. Pop Mail
E-mail jenis ini sama dengan email yang anda terima dari ISP anda
Kelebihannya :
• Kemampuan untuk dibaca secara offline (tidak perlu connect ke internet) untuk mengecek email, anda perlu connect ke server POP mail anda, lalu mendownload seluruh email yang ada, setelah itu anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email.
Kekurangannya :
• Anda tidak bisa mengecek email anda di sembarang tempat
b. Web Based Mail
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan oleh berbagai situs/web
Kelebihannya :
• Anda bisa mencek email anda dari mana saja
Kekurangannya :
• Untuk mengecek email anda harus selalau terhubung ke internet.
c. Email Forwarding
Kelebihannya :
• Anda bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, selain itu tidak perlu memberi tahu email anda yang baru.
Metode Pengiriman
Untuk mengirim email kita memerlukan suatu program mail-client. Email yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan
Mengakses Email
Email pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu email gratis. Email yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Menggunakan ‘browser’, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
Menggunakan program pengakses email (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan bahkan ratusan email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan email
Etika dalam email sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada email yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
Jangan mengirim email dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 1 mb). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas email penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia email juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran email yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
- Jangan mengirim lanjut (forward) email tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang
dituju.
- Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
- Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda
BERTERIAK.
Dan tentu saja, gunakan kata-kata dengan santun:). Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
Keamanan
Keamanan data di email tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena email itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap email yang dikirimkan tersebut.
Email dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca email tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).
Perkembangan Email
Mulai tahun 1980-an email sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum, baik itu email gratisan maupun yang berbayar. Saat ini banyak email berbasis web yang diberikan secara cuma-cuma oleh Telkom, Yahoo!, Google, MSN, dll. Kapasitasnya pun bervariasi mulai dari 100 mb sampai yang tak terbatas.
Akibatnya, kini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya karena masyarakat lebih memilih email sebagai media penyampai pesannya.
Voice mail
Visual Voicemail merupakan proses penambahan aspek visual telepon pesan suara seperti memungkinkan pengguna untuk melihat daftar pesan suara audio entri atau bahkan membaca transkrip pesan suara ini sebagai teks. Voicemail ini dikonversi ke teks dengan menggunakan perangkat lunak pengenalan suara canggih seperti Dragon powered by Nuansa Komunikasi.. Dalam beberapa bulan terakhir, beberapa perusahaan di telekomunikasi terpadu ruang memiliki elemen visual ke dalam layanan pesan suara.Penggunaan yang paling menonjol dari teknologi ini ditemukan di Apple ’s iPhone, Samsung’ s instinct dan Blackberry Storm dan Tour.
Vendor sistem telepon lainnya kini juga menawarkan fitur-fitur ini voicemail internal pengguna. Ini melengkapi pesan suara dasar untuk e-mail atau melalui SMS ke perangkat mobile yang menjadi di mana-mana itu memungkinkan pengelolaan yang lebih baik pesan suara tanpa menyumbat inbox pengguna dan menghemat waktu penyaringan spam.
Yang sangat mudah untuk menggunakan Visual Voicemail adalah melalui aplikasi-aplikasi client mobile memungkinkan penyediaan layanan yang berkesinambungan dengan kegunaan maksimum. T-Mobile International meluncurkan layanan sebagai Mobilbox Pro pada bulan Agustus 2009 untuk berbagai Symbian S60 perangkat dengan pengumuman untuk mendukung ponsel lebih lanjut termasuk Windows Handphone dan Android perangkat segera.
3. Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring mempunyai sifat khusus diantara aplikasi otomasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
4. Audio dan Video Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunkasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing merupakan OA pertama kali yang tidak memerlukan komputer, karena ia hanya menggunakan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Avideoconference atau video conference (juga dikenal sebagai videoteleconference) adalah satu set interaktif telekomunikasi teknologi yang memungkinkan dua atau lebih lokasi untuk berinteraksi melalui dua arah transmisi video dan audio secara bersamaan. Hal ini juga disebut ‘visual kolaborasi’ dan merupakan jenis groupware. Videoconference berbeda dari panggilan videophone dalam bahwa dirancang untuk melayani konferensi, bukan individu. Ini adalah bentuk peralihan dari videotelephony, pertama kali digunakan secara komersial oleh AT & T selama awal 1970-an menggunakan Picturephone teknologi.
5. Computer conferencing
Komputer conferencing adalah penggunaan jaringan computer sehingga memberi kemampuan seorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
6. Faximile
Faximile (fax) adalah penggunakan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasikannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
7. Video Text
Video text dalam penggunaannya menggunakan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
8. Image Storage dan Retrieval
Digunakan untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan. Dimana beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah tersebut dapat meggunakan microform dan microfiche.
Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage dan retrieval digunakan dalam pemeahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk bertujuan pemahaman masalah.
9. Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing ini sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrative dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
Sumber: http://wikipedia.com
Sabtu, 02 Januari 2010
Lingkungan Eksternal
Lingkungan eksternal bertujuan untuk mengetahui ancaman dan peluang. Ancaman adalah suatu kondisi dalam lingkungan umum yang dapat menghambat usaha-usaha perusahaan untuk mencapai daya saing strategis. Sedangkan peluang adalah kondisi dalam lingkungan umum yang dapat membantu perusahaan mencapai daya saing strategis.Proses yang dilakukan secara kontinyu untuk melakukan analisis lingkungan eksternal adalah dengan melakukan pemindaian (scanning), pengawasan (monitoring), peramalan (forecasting), dan penilaian (assessing).
Pemindaian
Melalui pemindaian perusahaan mengidentifikasi tanda-tanda awal dari perubahan potensial dalam lingkungan umum, dan mendeteksi perubahan-perubahan yang sedang terjadi. Pemindaian lingkungan merupakan hal penting dan menentukan bagi perusahaan-perusahaan yang bersaing dalam lingkungan yang sangat tidak stabil.
Pengawasan
Melalui pengawasan perusahaan mendeteksi perubahan dan trend-trend lingkungan melalui pengawasan yang berkelanjutan. Kritikal bagi pengawasan yang berhasil adalah kemampuan untuk mendeteksi makna dalam peristiwa-peristiwa lingkungan yang berbeda.
Peramalan
Pada peramalan, analis mengembangkan proyek-proyek yang layak tentang apa yang mungkin terjadi, dan seberapa cepat, perubahan-perubahan dan trend-trend itu dideteksi melalui pemindaian dan pengawasan.
Penilaian
Tujuan penilaian adalah untuk menentukan waktu dan signifikansi efek-efek dari perubahan-perubahan dan trend-trend lingkungan terhadap manajemen strategis suatu perusahaan. Selangkah lebih maju tujuan penilaian adalah untuk menspesifikasi implikasi pemahaman tersebut pada organisasi. Tanpa penilaian perusahaan dibiarkan dengan data-data yang menarik, tapi tidak diketahui relevansi kompetitifnya
Sumber : http://zakenz.ngeblogs.com/manajemen-umum-lingkungan-eksternal/
Pemindaian
Melalui pemindaian perusahaan mengidentifikasi tanda-tanda awal dari perubahan potensial dalam lingkungan umum, dan mendeteksi perubahan-perubahan yang sedang terjadi. Pemindaian lingkungan merupakan hal penting dan menentukan bagi perusahaan-perusahaan yang bersaing dalam lingkungan yang sangat tidak stabil.
Pengawasan
Melalui pengawasan perusahaan mendeteksi perubahan dan trend-trend lingkungan melalui pengawasan yang berkelanjutan. Kritikal bagi pengawasan yang berhasil adalah kemampuan untuk mendeteksi makna dalam peristiwa-peristiwa lingkungan yang berbeda.
Peramalan
Pada peramalan, analis mengembangkan proyek-proyek yang layak tentang apa yang mungkin terjadi, dan seberapa cepat, perubahan-perubahan dan trend-trend itu dideteksi melalui pemindaian dan pengawasan.
Penilaian
Tujuan penilaian adalah untuk menentukan waktu dan signifikansi efek-efek dari perubahan-perubahan dan trend-trend lingkungan terhadap manajemen strategis suatu perusahaan. Selangkah lebih maju tujuan penilaian adalah untuk menspesifikasi implikasi pemahaman tersebut pada organisasi. Tanpa penilaian perusahaan dibiarkan dengan data-data yang menarik, tapi tidak diketahui relevansi kompetitifnya
Sumber : http://zakenz.ngeblogs.com/manajemen-umum-lingkungan-eksternal/
Etika Manager
PENGERTIAN ETIKA
Ilmu yang membahas perbuatan baik dan perbuatan buruk manusia sejauh yang dapat dipahami oleh pikiran manusia
TUJUAN MEMPELAJARI ETIKA
Untuk mendapatkan konsep yang sama mengenai penilaian baik dan buruk bagi semua manusia dalam ruang dan waktu tertentu
Peran manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu peran antarpribadi, peran informasional, dan peran pengambilan keputusan. Peran antarpribadi adalah peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Tiga peran antarpribadi itu meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Peran informasional meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Peran ketiga yaitu peran pengambil keputusan. Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
ETIKA MANAGER
Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka.
Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Business
* Perilaku terhadap karyawan
* Perilaku terhadap organisasi
Etika (Yunani Kuno: “ethikos”, berarti “timbul dari kebiasaan”) adalah cabang utama filsafat yang mempelajari nilai atau kualitas yang menjadi studi mengenai standar dan penilaian moral. Etika mencakup analisis dan penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.
Etika terbagi menjadi tiga bagian utama: meta-etika (studi konsep etika), etika normatif (studi penentuan nilai etika), dan etika terapan (studi penggunaan nilai-nilai etika).
ETIKA MANAGER
Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka.
Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Business
* Perilaku terhadap karyawan
* Perilaku terhadap organisasi
Peran manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu peran antarpribadi, peran informasional, dan peran pengambilan keputusan. Peran antarpribadi adalah peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Tiga peran antarpribadi itu meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Peran informasional meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Peran ketiga yaitu peran pengambil keputusan. Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
Etika (Yunani Kuno: “ethikos”, berarti “timbul dari kebiasaan”) adalah cabang utama filsafat yang mempelajari nilai atau kualitas yang menjadi studi mengenai standar dan penilaian moral. Etika mencakup analisis dan penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.
Etika terbagi menjadi tiga bagian utama: meta-etika (studi konsep etika), etika normatif (studi penentuan nilai etika), dan etika terapan (studi penggunaan nilai-nilai etika).
Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka.
Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Business
* Perilaku terhadap karyawan
* Perilaku terhadap organisasi
* Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya
Perilaku terhadap karyawan
Kategori ini meliputi aspek perekrutan, pemecatan, kondisi upah dan kerja, serta ruang pribadi dan penghormatan. Pedoman etis dan hukum mengemukakan bahwa keputusan perekrutan dan pemecatan harus didasarkan hanya pada kemampuan untuk melakukan pekerjaan. Perilaku yang secara umum dianggap tidak etis dalam kategori ini misalnya mengurangi upah pekerja karena tahu pekerja itu tidak bisa mengeluh lantaran takut kehilangan pekerjaannya.
Perilaku terhadap organisasi
Permasalahan etika juga terjadi dalam hubungan pekerja dengan organisasinya. Masalah yang terjadi terutama menyangkut tentang kejujuran, konflik kepentingan, dan kerahasiaan. Masalah kejujuran yang sering terjadi di antaranya menggelembungkan anggaran atau mencuri barang milik perusahaan. Konflik kepentingan terjadi ketika seorang individu melakukan tindakan untuk menguntungkan diri sendiri, namun merugikan atasannya. Misalnya, menerima suap Sementara itu, masalah pelanggaran etika yang berhubungan dengan kerahasiaan di antaranya menjual atau membocorkan rahasia perusahaan kepada pihak lain.
Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya
Seorang manajer juga harus menjalankan etika ketika berhubungan dengan agen-agen ekonomi lain—seperti pelanggan, pesaing, pemegang saham, pemasok, distributor, dan serikat buruh.
Daftar Pustaka
http://community.gunadarma.ac.id/public/user/blogs/view/name_Alidaya/id_7609/title_etika-manager/
http://ajeng.ngeblogs.com/2009/12/10/etika-manager/
http://wawannurjuniawan.ngeblogs.com/2009/12/10/etika-manajer/
id.wikipedia.org/wiki/Manajemen -
Ilmu yang membahas perbuatan baik dan perbuatan buruk manusia sejauh yang dapat dipahami oleh pikiran manusia
TUJUAN MEMPELAJARI ETIKA
Untuk mendapatkan konsep yang sama mengenai penilaian baik dan buruk bagi semua manusia dalam ruang dan waktu tertentu
Peran manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu peran antarpribadi, peran informasional, dan peran pengambilan keputusan. Peran antarpribadi adalah peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Tiga peran antarpribadi itu meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Peran informasional meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Peran ketiga yaitu peran pengambil keputusan. Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
ETIKA MANAGER
Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka.
Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Business
* Perilaku terhadap karyawan
* Perilaku terhadap organisasi
Etika (Yunani Kuno: “ethikos”, berarti “timbul dari kebiasaan”) adalah cabang utama filsafat yang mempelajari nilai atau kualitas yang menjadi studi mengenai standar dan penilaian moral. Etika mencakup analisis dan penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.
Etika terbagi menjadi tiga bagian utama: meta-etika (studi konsep etika), etika normatif (studi penentuan nilai etika), dan etika terapan (studi penggunaan nilai-nilai etika).
ETIKA MANAGER
Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka.
Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Business
* Perilaku terhadap karyawan
* Perilaku terhadap organisasi
Peran manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu peran antarpribadi, peran informasional, dan peran pengambilan keputusan. Peran antarpribadi adalah peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Tiga peran antarpribadi itu meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Peran informasional meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Peran ketiga yaitu peran pengambil keputusan. Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
Etika (Yunani Kuno: “ethikos”, berarti “timbul dari kebiasaan”) adalah cabang utama filsafat yang mempelajari nilai atau kualitas yang menjadi studi mengenai standar dan penilaian moral. Etika mencakup analisis dan penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.
Etika terbagi menjadi tiga bagian utama: meta-etika (studi konsep etika), etika normatif (studi penentuan nilai etika), dan etika terapan (studi penggunaan nilai-nilai etika).
Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka.
Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Business
* Perilaku terhadap karyawan
* Perilaku terhadap organisasi
* Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya
Perilaku terhadap karyawan
Kategori ini meliputi aspek perekrutan, pemecatan, kondisi upah dan kerja, serta ruang pribadi dan penghormatan. Pedoman etis dan hukum mengemukakan bahwa keputusan perekrutan dan pemecatan harus didasarkan hanya pada kemampuan untuk melakukan pekerjaan. Perilaku yang secara umum dianggap tidak etis dalam kategori ini misalnya mengurangi upah pekerja karena tahu pekerja itu tidak bisa mengeluh lantaran takut kehilangan pekerjaannya.
Perilaku terhadap organisasi
Permasalahan etika juga terjadi dalam hubungan pekerja dengan organisasinya. Masalah yang terjadi terutama menyangkut tentang kejujuran, konflik kepentingan, dan kerahasiaan. Masalah kejujuran yang sering terjadi di antaranya menggelembungkan anggaran atau mencuri barang milik perusahaan. Konflik kepentingan terjadi ketika seorang individu melakukan tindakan untuk menguntungkan diri sendiri, namun merugikan atasannya. Misalnya, menerima suap Sementara itu, masalah pelanggaran etika yang berhubungan dengan kerahasiaan di antaranya menjual atau membocorkan rahasia perusahaan kepada pihak lain.
Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya
Seorang manajer juga harus menjalankan etika ketika berhubungan dengan agen-agen ekonomi lain—seperti pelanggan, pesaing, pemegang saham, pemasok, distributor, dan serikat buruh.
Daftar Pustaka
http://community.gunadarma.ac.id/public/user/blogs/view/name_Alidaya/id_7609/title_etika-manager/
http://ajeng.ngeblogs.com/2009/12/10/etika-manager/
http://wawannurjuniawan.ngeblogs.com/2009/12/10/etika-manajer/
id.wikipedia.org/wiki/Manajemen -
Kepemimpinan
Kepemimpinan merupakan suatu proses dengan berbagai cara mempengaruhi orang atau sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama. Pembahasan tentang kepemimpinan menyangkut tugas dan gaya kepemimpinan, cara mempengaruhi kelompok, yang mempengaruhi kepemimpinan seseorang.
Tugas Kepemimpinan
Tugas kepemimpinan, leadership function,meliputi dua bidang utama,pekerjaanyang harus diselesaikan dan kekompakan orang yang dipimpinannya. Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan disebut task function. Tugsa yang berhubungan dengan pekerjaan perlu agar pekerjaan kelompok dapat diselesaikan dan kelompokm mencapai tujuannya. Tugas yang berhubungan dengan kekompakan kelompok dibutuhkan agar hubungan antar orang yang bekerjasama menyelesaikan kerja itu lancar dan enak jalannya.
Tugas kepemimpinan yang berhubungan dengan kerja kelompok antara lain ;
1. Memulai, initiating; usaha agar kelompok mulai kegiatan atau tugas tertentu.
2. Mengatur, regulating; tindakan untuk mengatur arah dan langkah kegiatan kelompok
3. memberitahu, informing; kegitan memberi informasi,data,fakta dan pendapat kepada para anggota dan meminta mereka dari mereka informasi,data atau pendapat.
4. mendukung, supporting; usaha untuk menerima gagasan,pendapat dari bawah dan menyempurnakannya dengan menambah atau mengurangi untuk penyelesaian tugas bersama.
5. menilai, evaluating; tindakan untuk menguji gagasan yang muncul atau cara kerja yang diambil dengan menunjukkan konsekuensi dan untung-ruginya.
6. menyimpulkan, summarizing; kegiatan untuk menyimpulkan gagasan untuk tindakan lebih lanjut.
Tugas kepemimpinan yang berhubungan dengan kekompakan kelompok antara lain :
1. mendorong, encouraging; bersikap hangat,bersahabat dan menerima orang lain
2. mengungkapkan perasaan, expressing feeling; tindakan menyatakan perasaan terhadap kerja dan kekompakan kelompok seperti rasa puas, senang,bangga,dan ikut sepenangungan seperasaan jika terjadi masalah didalam kelompok
3. mendamaikan, harmonizing; tindakan mendamaikan dan mempertemukan orang-orang yang berbeda pendapat
4. mengalah, compromizing; kemauan untuk mengubah dan menyesuaikan pendapat dengan perasaan orang lain
5. memperlancar, gatekeeping; kesediaan mempermudah keikutsertaan para anggota dalam kelompok, sehingga rela menyumbangkan pendapat.
6. memasang aturan permainan, setting standard; tindakan menyampaikan tata tertib yang membantu kehidupan kelompok
Gaya Kepemimpinan
Berdasarkan dua bidang tugas kepemimpinan, dulu orang hanya mengenal dua gaya kepemimpinan. Pertama gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas,dan yang berorientasi kepaada manusia. Dari dua bidang tersebut,akhir-akhir ini dikembangkan menjadi 4 gaya kepemimpinan dasar,yaitu:
kekompakan tinggi dan kerja rendah
gaya kepemimpinan ini berusaha menjaga hubungan baik,keakraban dan kekompakan kelompok,tetapi kurang memperhatikan unsure tercapainya unsure tujuan kelompok atau penyelesaian tugas bersama. Inilah gaya kepemimpinan dalam perkumpulan social rekreatif,yang sebagian besar ditujukan untuk hubungan antar anggota.
Namun gaya ini dapat cocok dan tepat untuk kelompok yang diwaktu lampau pernah berkembang baik dan efektih, tetapi menghadapi masalah atau situasi yang memacetkan atau melenyapkan semangat anggota. Gaya kepemimpinan ini baik untuk mempengaruhi semangat kelompok dan memotivasi mereka. Gaya kepemimpinan baik juga buat kelompok yang di waktu lampau kurang mempengaruhi pribadi para anggotanya dan terlalu sibuk dengan urusan menyelesaikan masalah atau situasi yang menekan, demi tercapainya tujuan bersama.
Kerja tinggi dan kekompakan rendah
Gaya kepemimpinan yang menekankan penyelesaian tugas dan pencapaian tujuan kelompok. Gaya kepemimpinan ini menampilkan gaya kepemimpinan yang directif. Gaya kepemimpin ini tepat digunakan dalam persaingan dagang yang ketat serta dalam militer.
Kerja tinggi dan kekompakan tinggi
Gaya kepemimpin yang mengutamakan kerja dan kekompakan tinggi baik digunakan dalam pembentukan kelompok. Pemimpin perlu menjadi model untuk kelompok dengan menunjukkan perilaku yang membuat kelompok efektif dan puas. Tujuan yang sebaiknya dicapai adalah membantu kelompok menjadi kelompok yang matang, yang mampu menjalankan kedua tugas kepemimpinan diatas. Gaya kepemimpin ini menjadi tidak cocok dipakai jika tugas dan kekompakan kelompok telah diselesaikan anggota kelompok dengan baik.
Kerja rendah dan kekompakan rendah
Gaya kepemimpinan yang kurang menekankan penyelesaian tugas dan kekompakan kelompok cocok buat kelompok yang telah jelas sasaran dan tujuannya. Gaya kepemimpinan ini merupakan gaya kepemimpinan yang menggairahkan untuk kelompok yang sudah jadi. Gaya kepemimpina ini tidak cocok digunakan kelompok ytang belum jadi. Gaya kepemimpinan ini lemah dan tidak akan menghasilkan apapun.
Cara mempengaruhi kelompok
Diatas sudah dijelaskan bahwa kepemimpinan merupakan proses mempengaruhi orang atau kelompok yang dipimpin.
1. pemimpin menyuruh kelompok, manakala dia sendiri memikirkan perkara,memgambil putusan tentang perkara itu dan memberitaukan kepada orang yang dipimpinnya.
2. pemimpin menjual kepada kelompok orang-orang yang dipimpinanya, manakala dia memikirkan perkara, memgambil keputusan tentang perkara itu,lalu memberitahukan putusan itu terhadap orang-orang yang dipimpinanya sambil menjelaskan dan meyakinkan mereka untuk menerima keputusan itu dengan memberitahuka untung-ruginya
3. pemimpin minta nasihat, jika dia mnyampaikan masalah kepada orang yang dipimpinnya meneriam usul dan nasihat serta pemecahannya,lalu membuat putusan sendiri
4. pemimpin bergabung dengan orang yang dipimpin jika dia menyajikan masalah kepada orang-orang yang dipimpin serta bersama mencari pemecahan masalah tersebut,dan akhirnya mencapai pemecahan bersama.
5. pemimpin memberi kekuasaan kepada orang yang dipimpin, dia menyajikan masalah,memberi tahu batas pemecahannya dan menyerahkan kepada mereka cara pemecahannya
Factor-faktor yang mempengaruhi kepemimpinan
Dalam melaksanakan tugas kepemimpina mempebgaruhi orang atau kelompok menuju tujuan tertentu,kita pemimpin, dipengaruhi oleh beberapa factor. Factor-faktor itu berasal dari diri kita sendiri,pandangan kita terhadap manusia, keadaan kelompok dan situasi waktu kepemimpina kita laksanakan.
Orang yang memandang kepemimpinan sebagai status dan hak untuk memdapatkan fasilitas, uang, barang, jelas akan menunjukkan praktek kepemimpinan yang tidak sama dengan orang yang mengartikan kepemimpinan sebagai pelayanan kesejahtraan orang yang dipimpinnya. Factor-faktor yang berasal dari kita sendiri yang mempengaruhi kepemimpina kita adalah pengertian kita tentang kepemimpinan, nilai atau hal yang kita kejar dalam kepemimpinan, cara kita menduduki tingkat pemimpin dan pengalaman yang kita miliki dalam bidang kepemimpinan.
TIPE KEPEMIMPINAN BARU
Akhir-akhir ini, dalam mendiskusikan kemungkinan peralihan generasi kepemimpinan, rasanya kita terlalu sering berbicara tentang tokoh tokoh yang akan menjadi pemimpin di masa depan. Dalam kadar tertentu, itu sebenarnya wajar saja. Namun, pembicaraan seperti itu tidak boleh membuat kita lupa bahwa yang terpenting sebetulnya bukan lagi pada soal siapa melainkan pada apa dan bagaimana bentuk kepemimpinan baru itu. Dengan kata lain, yang harus kita perhatikan bersama bukan lagi sekadar tokoh atau pemimpin (leader) tapi kepemimpinan (leadership).
Karena itu, pertanyaan-pertanyaan mendesak untuk kita jawab adalah, secara ideal, bentuk kepemimpinan seperti apa yang sebaiknya diterapkan oleh generasi baru nanti. Dengan berbagai tantangan di masa depan, faktor faktor apa yang akan menentukan keberhasilan seorang pemimpin? Cukupkah jika ia mewarisi begitu saja bentuk kepemimpinan yang selama ini dominan? Dalam era Orde Baru selama ini, kalau kita menggunakan tipologi yang pernah dikemukakan oleh Prof. Herbert Feith, tipe kepemimpinan yang dominan adalah tipe administrator. Dalam tipe itu, kepemimpinan didefinisikan lebih sebagai kemampuan untuk menciptakan negara modern dengan segala perangkat teknis-administratifnya.
Sang pemimpin, dalam tipe itu, bukanlah seseorang yang menguasasi retorika dan teknik-teknik persuasi. Walaupun memiliki kekuasaan politik yang amat besar, ia sesungguhnya adalah seorang nonpolitisi par excellence, teknokrat, birokrat, jenderal. Keahliannya bukanlah dalam membujuk dan merayu masyarakat, tetapi dalam memecahkan masalah teknis – dengan duduk di belakang meja – serta merealisasi wewenang birokratisnya. Kalau toh ia ingin memobilisasi dukungan masyarakat luas, biasanya ia melakukannya tidak dengan bujukan dan rayuan tetapi lebih bersandar pada kekuasaan politis-birokratis yang dimilikinya.
Namun, buat generasi kepemimpinan baru kita, tipe kepemimpinan seperti itu jelas sudah harus direvisi. Memang, selama ini kepemimpinan tipe administratif yang nonpolilis itu telah membantu tercapainya pembangunan ekonomi yang pesat dan pertumbuhan institusi pemerintahan yang cukup kuat. Prof. Widjojo Nitisastro, misalnya, telah melakukan dasar-dasar pembangunan ekonomi yang cukup kukuh, melalui praktek yang nyaris sempurna dari kepemimpinan semacam itu.
Tetapi, di masa depan, persoalan kita sudah sangat berbeda, dan untuk menghadapinya dibutuhkan tipe kepemimpinan yang juga berbeda. Cepat atau lambat, masyarakat kita akan semakin kritis dan mulai mengerti hak-haknya. Mereka tidak ingin hanya menjadi obyek yang terus menerus diatur oleh pemimpin mereka. Masyarakat ingin dibujuk, dirayu, dan dikeloni. Kalau tidak, potensi destruktif akan mereka kembangkan sebagaimana yang barangkali menjadi salah satu pemicu berbagai kerusuhan belakangan ini. Akibat yang paling gawat, jika hal semacam itu terus berlangsung, adalah perpecahan nasional, rontoknya pilar pilar kesatuan republik kila.
Selain gejala seperti itu, gejala lain yang patut kita perhatikan adalah kebijakan ekonomi kita sekarang mengalami fatigue, kelesuan. Pada akhir 1960-an dan pertengahan 1980 an, dalam menghadapi krisis ekonomi, kaum teknokrat mampu membuat inovasi kebijakan yang berani dan berdampak jauh Sekarang, dalam menghadapi persoalan ekonomi yang baru, seperti tuntutan pemerataan, kita malah kembali ke cara lama, yaitu lebih mengandalkan intervensi birokrasi dan metode etatisme.
Untuk menghadapi kecenderungan dan persoalan baru yang demikian, jelas tipe kepemimpinan yang dibutuhkan adalah tipe kepemimpinan yang lebih “sadar politik”. Sebagaimana umumnya pemimpin kenegaraan di negeri-negeri yang telah demokratis, ia adalah seseorang yang mengerti bahwa untuk menggerakkan masyarakat dalam mencapai tujuan tertentu (stabilitas politik, persatuan bangsa, pertumbuhan ekonomi), yang pertama harus dilakukan adalah merebut hati dan membangkitkan simpati masyarakat terhadap tujuan tersebut. Buat pemimpin seperti itu, praktek pemerintahan adalah seni menciptakan berbagai kemungkinan dengan mengandalkan visi dan argumen yang masuk akal.
Kalau toh ia seorang teknokrat, misalnya, ia adalah seorang teknokrat-plus atau dalam terminologi yang akhir-akhir ini mulai populer, seorang technopol (teknokrat yang politisi). Jika ia seorang jenderal, ia adalah seseorang yang sadar bahwa logika kepemimpinan dalam masyarakat berbeda 180 derajat dengan logika dalam memimpin pertempuran. Yang pertama membutuhkan diaflog dan persuasi, yang kedua sepenuhnya dapat bersandar pada komando dan hirarki. Jika ia seorang birokrat, ia mengerti perbedaan besar antara “pemerintah” dan pelayan masyarakat.
Mungkinkah tipe seperti itu akan menjadi ciri khas generasi pemimpin-pemimpin baru kita nanti? Walahualam. Yang jelas, dari segi tuntutan sejarah, rasanya kita tidak punya pilihan lain.
Daftar Pustaka
http://ajeng.ngeblogs.com/2009/12/10/kepemimpinan/
Tugas Kepemimpinan
Tugas kepemimpinan, leadership function,meliputi dua bidang utama,pekerjaanyang harus diselesaikan dan kekompakan orang yang dipimpinannya. Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan disebut task function. Tugsa yang berhubungan dengan pekerjaan perlu agar pekerjaan kelompok dapat diselesaikan dan kelompokm mencapai tujuannya. Tugas yang berhubungan dengan kekompakan kelompok dibutuhkan agar hubungan antar orang yang bekerjasama menyelesaikan kerja itu lancar dan enak jalannya.
Tugas kepemimpinan yang berhubungan dengan kerja kelompok antara lain ;
1. Memulai, initiating; usaha agar kelompok mulai kegiatan atau tugas tertentu.
2. Mengatur, regulating; tindakan untuk mengatur arah dan langkah kegiatan kelompok
3. memberitahu, informing; kegitan memberi informasi,data,fakta dan pendapat kepada para anggota dan meminta mereka dari mereka informasi,data atau pendapat.
4. mendukung, supporting; usaha untuk menerima gagasan,pendapat dari bawah dan menyempurnakannya dengan menambah atau mengurangi untuk penyelesaian tugas bersama.
5. menilai, evaluating; tindakan untuk menguji gagasan yang muncul atau cara kerja yang diambil dengan menunjukkan konsekuensi dan untung-ruginya.
6. menyimpulkan, summarizing; kegiatan untuk menyimpulkan gagasan untuk tindakan lebih lanjut.
Tugas kepemimpinan yang berhubungan dengan kekompakan kelompok antara lain :
1. mendorong, encouraging; bersikap hangat,bersahabat dan menerima orang lain
2. mengungkapkan perasaan, expressing feeling; tindakan menyatakan perasaan terhadap kerja dan kekompakan kelompok seperti rasa puas, senang,bangga,dan ikut sepenangungan seperasaan jika terjadi masalah didalam kelompok
3. mendamaikan, harmonizing; tindakan mendamaikan dan mempertemukan orang-orang yang berbeda pendapat
4. mengalah, compromizing; kemauan untuk mengubah dan menyesuaikan pendapat dengan perasaan orang lain
5. memperlancar, gatekeeping; kesediaan mempermudah keikutsertaan para anggota dalam kelompok, sehingga rela menyumbangkan pendapat.
6. memasang aturan permainan, setting standard; tindakan menyampaikan tata tertib yang membantu kehidupan kelompok
Gaya Kepemimpinan
Berdasarkan dua bidang tugas kepemimpinan, dulu orang hanya mengenal dua gaya kepemimpinan. Pertama gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas,dan yang berorientasi kepaada manusia. Dari dua bidang tersebut,akhir-akhir ini dikembangkan menjadi 4 gaya kepemimpinan dasar,yaitu:
kekompakan tinggi dan kerja rendah
gaya kepemimpinan ini berusaha menjaga hubungan baik,keakraban dan kekompakan kelompok,tetapi kurang memperhatikan unsure tercapainya unsure tujuan kelompok atau penyelesaian tugas bersama. Inilah gaya kepemimpinan dalam perkumpulan social rekreatif,yang sebagian besar ditujukan untuk hubungan antar anggota.
Namun gaya ini dapat cocok dan tepat untuk kelompok yang diwaktu lampau pernah berkembang baik dan efektih, tetapi menghadapi masalah atau situasi yang memacetkan atau melenyapkan semangat anggota. Gaya kepemimpinan ini baik untuk mempengaruhi semangat kelompok dan memotivasi mereka. Gaya kepemimpinan baik juga buat kelompok yang di waktu lampau kurang mempengaruhi pribadi para anggotanya dan terlalu sibuk dengan urusan menyelesaikan masalah atau situasi yang menekan, demi tercapainya tujuan bersama.
Kerja tinggi dan kekompakan rendah
Gaya kepemimpinan yang menekankan penyelesaian tugas dan pencapaian tujuan kelompok. Gaya kepemimpinan ini menampilkan gaya kepemimpinan yang directif. Gaya kepemimpin ini tepat digunakan dalam persaingan dagang yang ketat serta dalam militer.
Kerja tinggi dan kekompakan tinggi
Gaya kepemimpin yang mengutamakan kerja dan kekompakan tinggi baik digunakan dalam pembentukan kelompok. Pemimpin perlu menjadi model untuk kelompok dengan menunjukkan perilaku yang membuat kelompok efektif dan puas. Tujuan yang sebaiknya dicapai adalah membantu kelompok menjadi kelompok yang matang, yang mampu menjalankan kedua tugas kepemimpinan diatas. Gaya kepemimpin ini menjadi tidak cocok dipakai jika tugas dan kekompakan kelompok telah diselesaikan anggota kelompok dengan baik.
Kerja rendah dan kekompakan rendah
Gaya kepemimpinan yang kurang menekankan penyelesaian tugas dan kekompakan kelompok cocok buat kelompok yang telah jelas sasaran dan tujuannya. Gaya kepemimpinan ini merupakan gaya kepemimpinan yang menggairahkan untuk kelompok yang sudah jadi. Gaya kepemimpina ini tidak cocok digunakan kelompok ytang belum jadi. Gaya kepemimpinan ini lemah dan tidak akan menghasilkan apapun.
Cara mempengaruhi kelompok
Diatas sudah dijelaskan bahwa kepemimpinan merupakan proses mempengaruhi orang atau kelompok yang dipimpin.
1. pemimpin menyuruh kelompok, manakala dia sendiri memikirkan perkara,memgambil putusan tentang perkara itu dan memberitaukan kepada orang yang dipimpinnya.
2. pemimpin menjual kepada kelompok orang-orang yang dipimpinanya, manakala dia memikirkan perkara, memgambil keputusan tentang perkara itu,lalu memberitahukan putusan itu terhadap orang-orang yang dipimpinanya sambil menjelaskan dan meyakinkan mereka untuk menerima keputusan itu dengan memberitahuka untung-ruginya
3. pemimpin minta nasihat, jika dia mnyampaikan masalah kepada orang yang dipimpinnya meneriam usul dan nasihat serta pemecahannya,lalu membuat putusan sendiri
4. pemimpin bergabung dengan orang yang dipimpin jika dia menyajikan masalah kepada orang-orang yang dipimpin serta bersama mencari pemecahan masalah tersebut,dan akhirnya mencapai pemecahan bersama.
5. pemimpin memberi kekuasaan kepada orang yang dipimpin, dia menyajikan masalah,memberi tahu batas pemecahannya dan menyerahkan kepada mereka cara pemecahannya
Factor-faktor yang mempengaruhi kepemimpinan
Dalam melaksanakan tugas kepemimpina mempebgaruhi orang atau kelompok menuju tujuan tertentu,kita pemimpin, dipengaruhi oleh beberapa factor. Factor-faktor itu berasal dari diri kita sendiri,pandangan kita terhadap manusia, keadaan kelompok dan situasi waktu kepemimpina kita laksanakan.
Orang yang memandang kepemimpinan sebagai status dan hak untuk memdapatkan fasilitas, uang, barang, jelas akan menunjukkan praktek kepemimpinan yang tidak sama dengan orang yang mengartikan kepemimpinan sebagai pelayanan kesejahtraan orang yang dipimpinnya. Factor-faktor yang berasal dari kita sendiri yang mempengaruhi kepemimpina kita adalah pengertian kita tentang kepemimpinan, nilai atau hal yang kita kejar dalam kepemimpinan, cara kita menduduki tingkat pemimpin dan pengalaman yang kita miliki dalam bidang kepemimpinan.
TIPE KEPEMIMPINAN BARU
Akhir-akhir ini, dalam mendiskusikan kemungkinan peralihan generasi kepemimpinan, rasanya kita terlalu sering berbicara tentang tokoh tokoh yang akan menjadi pemimpin di masa depan. Dalam kadar tertentu, itu sebenarnya wajar saja. Namun, pembicaraan seperti itu tidak boleh membuat kita lupa bahwa yang terpenting sebetulnya bukan lagi pada soal siapa melainkan pada apa dan bagaimana bentuk kepemimpinan baru itu. Dengan kata lain, yang harus kita perhatikan bersama bukan lagi sekadar tokoh atau pemimpin (leader) tapi kepemimpinan (leadership).
Karena itu, pertanyaan-pertanyaan mendesak untuk kita jawab adalah, secara ideal, bentuk kepemimpinan seperti apa yang sebaiknya diterapkan oleh generasi baru nanti. Dengan berbagai tantangan di masa depan, faktor faktor apa yang akan menentukan keberhasilan seorang pemimpin? Cukupkah jika ia mewarisi begitu saja bentuk kepemimpinan yang selama ini dominan? Dalam era Orde Baru selama ini, kalau kita menggunakan tipologi yang pernah dikemukakan oleh Prof. Herbert Feith, tipe kepemimpinan yang dominan adalah tipe administrator. Dalam tipe itu, kepemimpinan didefinisikan lebih sebagai kemampuan untuk menciptakan negara modern dengan segala perangkat teknis-administratifnya.
Sang pemimpin, dalam tipe itu, bukanlah seseorang yang menguasasi retorika dan teknik-teknik persuasi. Walaupun memiliki kekuasaan politik yang amat besar, ia sesungguhnya adalah seorang nonpolitisi par excellence, teknokrat, birokrat, jenderal. Keahliannya bukanlah dalam membujuk dan merayu masyarakat, tetapi dalam memecahkan masalah teknis – dengan duduk di belakang meja – serta merealisasi wewenang birokratisnya. Kalau toh ia ingin memobilisasi dukungan masyarakat luas, biasanya ia melakukannya tidak dengan bujukan dan rayuan tetapi lebih bersandar pada kekuasaan politis-birokratis yang dimilikinya.
Namun, buat generasi kepemimpinan baru kita, tipe kepemimpinan seperti itu jelas sudah harus direvisi. Memang, selama ini kepemimpinan tipe administratif yang nonpolilis itu telah membantu tercapainya pembangunan ekonomi yang pesat dan pertumbuhan institusi pemerintahan yang cukup kuat. Prof. Widjojo Nitisastro, misalnya, telah melakukan dasar-dasar pembangunan ekonomi yang cukup kukuh, melalui praktek yang nyaris sempurna dari kepemimpinan semacam itu.
Tetapi, di masa depan, persoalan kita sudah sangat berbeda, dan untuk menghadapinya dibutuhkan tipe kepemimpinan yang juga berbeda. Cepat atau lambat, masyarakat kita akan semakin kritis dan mulai mengerti hak-haknya. Mereka tidak ingin hanya menjadi obyek yang terus menerus diatur oleh pemimpin mereka. Masyarakat ingin dibujuk, dirayu, dan dikeloni. Kalau tidak, potensi destruktif akan mereka kembangkan sebagaimana yang barangkali menjadi salah satu pemicu berbagai kerusuhan belakangan ini. Akibat yang paling gawat, jika hal semacam itu terus berlangsung, adalah perpecahan nasional, rontoknya pilar pilar kesatuan republik kila.
Selain gejala seperti itu, gejala lain yang patut kita perhatikan adalah kebijakan ekonomi kita sekarang mengalami fatigue, kelesuan. Pada akhir 1960-an dan pertengahan 1980 an, dalam menghadapi krisis ekonomi, kaum teknokrat mampu membuat inovasi kebijakan yang berani dan berdampak jauh Sekarang, dalam menghadapi persoalan ekonomi yang baru, seperti tuntutan pemerataan, kita malah kembali ke cara lama, yaitu lebih mengandalkan intervensi birokrasi dan metode etatisme.
Untuk menghadapi kecenderungan dan persoalan baru yang demikian, jelas tipe kepemimpinan yang dibutuhkan adalah tipe kepemimpinan yang lebih “sadar politik”. Sebagaimana umumnya pemimpin kenegaraan di negeri-negeri yang telah demokratis, ia adalah seseorang yang mengerti bahwa untuk menggerakkan masyarakat dalam mencapai tujuan tertentu (stabilitas politik, persatuan bangsa, pertumbuhan ekonomi), yang pertama harus dilakukan adalah merebut hati dan membangkitkan simpati masyarakat terhadap tujuan tersebut. Buat pemimpin seperti itu, praktek pemerintahan adalah seni menciptakan berbagai kemungkinan dengan mengandalkan visi dan argumen yang masuk akal.
Kalau toh ia seorang teknokrat, misalnya, ia adalah seorang teknokrat-plus atau dalam terminologi yang akhir-akhir ini mulai populer, seorang technopol (teknokrat yang politisi). Jika ia seorang jenderal, ia adalah seseorang yang sadar bahwa logika kepemimpinan dalam masyarakat berbeda 180 derajat dengan logika dalam memimpin pertempuran. Yang pertama membutuhkan diaflog dan persuasi, yang kedua sepenuhnya dapat bersandar pada komando dan hirarki. Jika ia seorang birokrat, ia mengerti perbedaan besar antara “pemerintah” dan pelayan masyarakat.
Mungkinkah tipe seperti itu akan menjadi ciri khas generasi pemimpin-pemimpin baru kita nanti? Walahualam. Yang jelas, dari segi tuntutan sejarah, rasanya kita tidak punya pilihan lain.
Daftar Pustaka
http://ajeng.ngeblogs.com/2009/12/10/kepemimpinan/
Langganan:
Postingan (Atom)